Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung

Wie Sie sich auf die digitale Betriebsprüfung vorbereiten können und was sie beachten sollten

Darf der Betriebsprüfer auf das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens zugreifen?

Die Finanzverwaltung darf im Rahmen von Betriebsprüfungen auf steuerrelevante Daten in elektronischer Form zugreifen. Alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt und elektronisch gespeichert wurden, sind hierbei vorzulegen. 

Die Rechte der Finanzverwaltung und Pflichten des Steuerpflichtigen werden durch § 147 Abgabenordnung (AO) festgehalten. Der Steuerpflichtige ist verpflichtet dem Betriebsprüfer bei seiner Arbeit zu Helfen, Zugriff auf alle steuerrelevanten Daten zu bekommen. 

Darunter zählen:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kosten- und Leistungsrechnung (soweit relevant)
  • Geschäftliche Kommunikationsmedien wie Briefe oder E-Mails

Oft verfügt das Datenverarbeitungssystem auch Daten des Warenwirtschafts-, Kassen- und Zeiterfassungssystems. Auch hier muss das Unternehmen dem Prüfer Zugriff zu allen steuerrelevanten Daten geben. 

Einschränkungen des Prüfers bestehen bei Korrespondenz des Unternehmens mit Steuerberatern und Rechtsanwälten als auch unternehmerische Berichtswesen und Controlling.

Ab wann muss das Unternehmen  dem Betriebsprüfer Daten und Zugänge zur Verfügung stellen?

Das Unternehmen muss erst nach Beginn einer Betriebsprüfung und nicht bei einer Anordnung Zugriff und Daten bereitstellen. 

Welche Möglichkeiten hat der Prüfer um an relevante Daten zu kommen?

Es gibt drei Möglichkeiten für den Prüfer um die steuerrelevanten Daten einzusehen.  

1. Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Hier nutzt der Prüfer das vom Unternehmen genutzte Datenverarbeitungssystem um Einsicht auf steuerrelevante Daten zu bekommen. Der Prüfer kann hier nur die von System vorhandenen Funktionen nutzen um eine Auswertung anhand von Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der entsprechenden Verknüpfungen zu erstellen. Ein Fernzugriff online auf das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens ist nicht zulässig. Dem Prüfer muss hier nur Lesezugriff gegeben werden.

2. Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Die Finanzverwaltung kann vom Unternehmen die Herausgabe der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten in einem festen Zeitraum verlangen. Diese Daten können vom Unternehmen selbst oder von einem IT-Dienstleister wie NavaTec maschinell ausgewertet werden. Auch hier gilt, dass die Finanzverwaltung nur Leserechte bekommen muss.

3. Datenträgerüberlassung (Z3)

Bei dieser Möglichkeit, werden die steuerrelevanten Daten über eine Exportfunktion in maschinell auswertbarem Format erzeugt und auf einem Datenträger an den Prüfer übergeben. Hierbei gilt zu beachten, dass der Prüfer keine Auskunft geben kann, welche Daten exportiert werden sollen. Die Zusammenstellung der Daten aus dem Datenverarbeitungssystem muss durch das Unternehmen selbst oder einem IT-Dienstleister wie NavaTec erfolgen. Wichtig ist neben dem Export der relevanten Tabellen und Zeilentabellen, dass Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie deren Verknüpfungen und verschachtelte Abhängigkeiten ebenfalls im maschinell lesbaren Format exportiert werden.

In der Praxis wählen die Betriebsprüfer meistens die dritte Variante um ein Betrieb zu prüfen. Der Vorteil für sie liegt darin, dass sie sich nicht mit anderen Softwarelösungen beschäftigen müssen und mit der für die Finanzbehörde entwickelte Analysesoftware arbeiten können. Da der Betriebsprüfer selbst unter den erwähnten drei Möglichkeiten wählen kann, fällt die Wahl in den meisten Fällen bei der Datenträgerüberlassung. 

Doch hier gibt es für Unternehmen große Hürden zu überwinden. Die erste Hürde beginnt schon bei der Auswahl der steuerrelevanten Datensätze. Was ist steuerlich relevant und was nicht? Als nächstes sind sehr oft die Daten nicht einfach zu beschaffen und liegen auch nicht in dem vom Finanzamt vorgegebenen maschinell lesbaren Format vor. Die Tabellen sind nicht eindeutig benannt und ihre Abhängigkeiten sind oft schwer zu ermitteln und oft nicht konsistent. Die Systemhersteller sind mit der Überarbeitung ihrer Systeme überfordert und können keine Lösung bieten.  Um nicht in Schieflage zu geraten, werden folgende Handlungen empfohlen: 

DV-System kontrollieren

Rechtzeitig kontrollieren, ob das bestehende DV-System die GoBD-Anforderungen erfüllt.

Steuerrelevanten Tabellen

Gemeinsam mit dem Steuerberater und Softwarehersteller rechtzeitig alle steuerrelevanten Tabellen ermitteln.

Prüf-CD für Vorjahre

Für jedes Wirtschaftsjahr sollte, wie bei der normalen Buchhaltung, vorab eine Prüf-CD für eine elektronische Betriebsprüfung erstellt werden.

Nach Wirtschaftsjahr filtern

Das DV-System muss in der Lage sein, nach Wirtschaftsjahr Daten zu exportieren.